Archivio tecnico digitalizzato

Quanto tempo impiega un ufficio tecnico per lo svolgimento del servizio di accesso agli atti ?
Giornate intere per ricercare documenti, prelevarli dall’archivio cartaceo, darli in consultazione ai professionisti, farne le copie cartacee e riporli nuovamente nell’archivio.

Non sarebbe più semplice avere tutti i documenti dell’archivio già digitalizzati ?

Categoria:

Descrizione

La dematerializzazione dei documenti cartacei presenti in un archivio è il processo attraverso cui il documento viene acquisito in digitale e conservato su supporti di natura digitale.
Il documento “dematerializzato” rispettando la normativa vigente assume lo stesso valore legale del documento cartaceo e nel contempo ne agevola lo scambio e l’utilizzo tramite le moderne tecnologie informatiche.
La dematerializzazione di un archivio cartaceo può sembrare un processo semplice, soprattutto se si attiva nei confronti di un archivio ordinario ma diventa estremamente complessa quando ad essere digitalizzato è l’archivio di un ufficio tecnico comunale, costituito da carteggio di vario formato a volte anche di notevoli dimensioni.

Occorre pertanto avere ben presente gli obiettivi da raggiungere che solitamente sono i seguenti:

  • Effettuare la scansione ottica dei documenti con dispositivi informatici adeguati
  • Collegare i documenti digitalizzati all’archivio delle pratiche edilizie
  • Limitare l’attività di accesso all’archivio cartaceo da parte degli operatori e dei cittadini consentendo l’accesso on line agli atti digitalizzati
  • Rendere semplice la consultazione e riproduzione degli atti (documenti ed elaborati)

Grazie all’impiego di personale qualificato e all’esperienza acquisita siamo in grado di progettare e preventivare il costo per la digitalizzazione dell’archivio dell’ufficio tecnico di qualsiasi ente.