Digitalizzazione e Dematerializzazione Documenti


“La dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti e i documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l’acquisizione degli elementi costitutivi, l’elaborazione, l’archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi. Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico o, in termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume pieno valore”  – Wikipedia

Il tema della dematerializzazione diventa particolarmente complesso quando si tratta di applicarlo a documenti di grande formato che spesso necessitano di essere analizzati da un tecnico al fine di attestarne la conformità.

Qui entra in gioco una problematica nuova nel contesto della dematerializzazione di cui nessuno parla: la nostra consolidata abitudine a trattare disegni tecnici stampati su rotoli di metri e metri di carta. Indipendentemente dalle generose dimensioni dei monitor che abbiamo in dotazione l’analisi digitale di un disegno tecnico risulta più faticosa. A questa problematica non c’è un rimedio, se non l’abitudine a lavorare esclusivamente in digitale e la dotazione degli strumenti giusti per farlo.

Sicuramente però digitalizzare l’archivio tecnico comunale porta da subito alcuni innegabili vantaggi:

  • Non dovremo più lavorare su polverose copie di disegni usciti da macchine eliografiche e conservati da decenni nei nostri archivi.
  • La catalogazione informatica rende immediatamente accessibile l’informazione ricercata.
  • Non sarà più necessario realizzare ulteriori copie cartacee di questi documenti da consegnare ai cittadini che effettuano un accesso agli atti, questo significa risparmiare tempo e ridurre i costi.

Le nostre soluzioni dedicate:

  • In primo luogo SuapNET, la soluzione dedicata alla gestione degli sportelli di Edilizia Privata e Attività Produttive, che integra tutti gli strumenti per una corretta analisi digitale del materiale relativo al procedimento amministrativo. In particolare per i disegni tecnici sono presenti strumenti che consentono di aggiungere note e misure senza alterare il documento digitale originale.
  • La digitalizzazione massiva dell’archivio, siamo attrezzati con scanner che consento l’acquisizione di disegni di grande formato oltre l’A0 e possiamo effettuare il servizio presso la sede dell’Ente o per lotti trasportando il materiale nei centri di elaborazione dedicati. In questo caso l’Ente che necessita di consultare documenti che sono in carico ai nostri operatori ne fanno richiesta e ricevono direttamente la scansione del materiale. Il vantaggio di questo approccio è che, al termine, l’archivio è completamente digitalizzato e non sarà più necessario accedervi per consultare i documenti. Tutto il materiale scansionato sarà collegato alle informazioni relative (metadata) in modo da rendere ricerca e catalogazione estremamente semplici.
  • La digitalizzazione su richiesta, ovvero l’archivio viene digitalizzato mano a mano che si richiede la consultazione dei documenti, in questa situazione il completamento richiede più tempo ma i costi da sostenere possono essere finanziati esternalizzando la gestione dell’accesso agli atti almeno fino a quando l’archivio è in gran parte digitalizzato, a quel punto i costi di completamento risultano ridotti drasticamente.

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